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郵件歸檔，實際上廣義是一種對數(shù)據(jù)存儲管理的統(tǒng)稱，重點在于如何更加合理的保存和管理數(shù)據(jù)，方便隨時查看和調(diào)閱，核心思想是如何提高數(shù)據(jù)的管理和使用效率問題。
郵件歸檔，很多客戶對歸檔的第一需求不是保存數(shù)據(jù)，而是對數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理。
解決方案1 增加存儲：這里且不說預算問題，就算存儲多少可以買多少，IT人員也不能每年給一臺Exchange服務器加2TB的存儲吧？這不是差不差錢的問題，是技術瓶頸問題。等每個人都用滿2GB郵箱的時候，說不定大家又該叫速度慢了。其實也有客戶考慮過備份的問題，將舊的郵件備份起來，然后從服務器上刪掉不就行了嗎？當然這個方案很快就被否定。用戶要那些郵件的時候怎么辦？再找IT恢復回來？這樣太麻煩了。
解決方案2 保存到本地PST：相對于第一種方案，這種方案更受青睞一些，讓用戶全部下載到本地自己搞定就行了，這其實也是一種不得已而為之的推卸責任的做法。然而PST的原罪在于：沒有保護，容易丟失；占用本地空間，速度越來越慢。
解決方案3 郵件歸檔：相比備份方案，更加智能和精細；相比保存到本地PST方案，既可以代替PST，又能克服PST弊端。郵件歸檔功能可以永久保存企業(yè)郵箱往來郵件，幫助企業(yè)快速檢索郵件，既可以降低一線設備的存儲需求，同時又不影響用戶的體驗。
1. 防止數(shù)據(jù)丟失
可以集中、安全和全面地存儲任意時間長度的全部郵件，并提供可靠保護，防止數(shù)據(jù)丟失。
2. 滿足法規(guī)要求
保持了郵件、即時消息等信息的原始狀態(tài)，方便企業(yè)用戶日后法規(guī)審計，實現(xiàn)了歷史郵件，即時消息數(shù)據(jù)可追溯。
3. 降低郵件服務器工作負擔
可以重新安置舊郵件，提供靈活的存儲管理功能，降低存儲要求，減少郵件服務器的工作負擔。
4. 簡化郵件備份和恢復
縮短了郵件服務器備份和恢復時間。用戶還可以使用一鍵恢復功能，恢復自己丟失的郵件。
5. 高效地收發(fā)郵件
將企業(yè)郵箱和即時消息數(shù)據(jù)，通過云通信歸檔系統(tǒng)把他們備份到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外，當需要時可以即時獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。
6. 備份PST文件
pST文件容易出錯，很難管理。通過集中歸檔所有pST文件，可以永久性解決這個問題。
郵件歸檔是對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應用，是對數(shù)據(jù)進行有效的遷移和管理。當數(shù)據(jù)停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統(tǒng)把他們轉(zhuǎn)移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外；當需要時，可以即時獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。為企業(yè)電子郵件的法規(guī)遵從和規(guī)則的執(zhí)行，實現(xiàn)了高度集成化、中心化，并可實現(xiàn)實時監(jiān)測等功能。
因此，綜合起來，歸檔不但能夠解決我們常規(guī)的數(shù)據(jù)保留和查詢問題，其實還解決了其他兩個問題：存儲管理和數(shù)據(jù)保護。